หนึ่งในปัญหาที่หลายออฟฟิศมักมองข้ามกันอยู่บ่อย ๆ นั่นก็คือ การจัดเก็บเอกสาร ที่หากไม่ใส่ใจให้ดีพอ รู้ตัวอีกทีก็มีปริมาณเยอะเกินที่จะจัดการไหว แต่หากจะทิ้งก็อาจมีเอกสารสำคัญที่ปะปนอยู่ก็เป็นได้ ดังนั้นหนึ่งในวิธีจัดการเอกสารแบบดั้งเดิม แต่ยังคงได้ผลลัพธ์และประสิทธิภาพที่ดีอยู่เสมอ คือการเลือกใช้ตู้เก็บเอกสารที่ทำจากวัสดุเหล็ก จะมีความคงทน และสามารถใช้งานได้ยาวนานมากขึ้น หากออฟฟิศไหนกำลังมองตู้เก็บเอกสารแบบนี้ วันนี้เรามี4 เทคนิคการเลือกและการดูแลตู้สำหรับจัดเก็บเอกสาร

4 เทคนิคการเลือกตู้เก็บเอกสาร

เลือกขนาดที่เหมาะสม : ก่อนการเลือกซื้อตู้เก็บเอกสาร ขอแนะนำให้พิจารณาจากพื้นที่ในการวางตู้ โดยเลือกที่เหมาะสมกับพื้นที่ไม่ให้มีขนาดใหญ่จนเกะกะทางเดินมากจนเกินไป รวมถึงเลือกขนาดที่เหมาะสมกับปริมาณเอกสารที่จะจัดเก็บ
เลือกรูปแบบที่ตอบโจทย์ : ในปัจจุบันตู้เก็บเอกสารมีหลายแบบให้เลือกได้ตามต้องการ หากเก็บเอกสารความลับ ก็ควรเลือกตู้ที่มีฝาปิดหรือมีกุญแจล็อค ตู้แบบลิ้นชักเพื่อสะดวกในการเปิดปิด รวมถึงตู้เก็บแบบชั้นโล่ง เป็นต้น
เลือกวัสดุที่คงทน : ตู้เก็บเอกสารมีวัสดุให้เลือกได้ตามงบประมาณที่ต้องการ หากต้องการความสวยงามอาจเลือกเป็นรูปแบบไม้ หากเน้นน้ำหนักเบาก็เลือกผลิตจากพลาสติก แต่ถ้าเน้นความคงทนก็ขอแนะนำตู้ที่ทำจากเหล็กได้เลย
เลือกซื้อกับแบรนด์ที่มีรับประกัน : สำหรับข้อสุดท้ายขอแนะนำให้เลือกจากแบรนด์ที่มีการรับประกันสินค้า ซึ่งหากมีการชำรุดก็สามารถซ่อมแซมหรือเปลี่ยนสินค้าได้


4 เทคนิคการดูแลรักษาตู้เก็บเอกสารที่ทำจากเหล็ก

จะเห็นได้ว่า ตู้สำหรับเก็บเอกสารที่ทำจากเหล็ก เป็นหนึ่งในรูปแบบยอดนิยม เนื่องจากมีความทนทานสูง สามารถใช้งานได้ยาวนาน และรับน้ำหนักเอกสารต่าง ๆ ได้ดี หากใครเลือกใช้ ก็สามารถดูแลตู้เหล็กได้ดังนี้

ระวังเรื่องการชนระหว่างการขนย้าย : สำหรับในการขนย้ายไปที่ต่าง ๆ ควรระวังเป็นอย่างมาก พยายามหลีกเลี่ยงการชน หรือการปะทะกับสิ่งของต่าง ๆ เพื่อไม่ให้ตู้เหล็กเสียหาย
ควรวางตู้เก็บเอกสารในพื้นเรียบ : ควรจัดวางตู้เก็บเอกสารในพื้นที่ราบเรียบ เสมอกันทั้งสองด้าน เพื่อป้องกันไม่ให้ตู้ลาดเอียงหรือรับน้ำหนักมากเกินไป
หมั่นทำความสะอาดอยู่เสมอ : ข้อสำคัญของการดูแลคือ หมั่นทำความสะอาดด้วยน้ำยาที่เหมาะสม เพื่อป้องกันความสกปรกสะสม หรือทำให้ตู้พังลงได้ง่าย ๆ
ระวังการโดนน้ำสะสม : สำหรับตู้เหล็กข้อสำคัญที่ควรระวังคือเรื่องน้ำ หากพบน้ำหกใส่ ควรหมั่นทำความสะอาดให้แห้งอยู่เสมอ เพื่อป้องกันการเกิดสนิมทำให้ตู้พังได้ง่าย ๆ